Encaisser et restituer une caution

La caution protège votre agence pendant la location. Elle s'enregistre au moment du départ du véhicule (check-in) et se règle au retour (check-out) : restitution complète, ou retenue justifiée en cas de dommage.

Au départ du véhicule

1. Ouvrez la réservation depuis Réservations, puis cliquez sur Enregistrer (Check-in).
2. Dans le panneau Caution, cochez Demander le paiement de la caution.
3. Renseignez le montant de la caution, son statut et la méthode de paiement : espèces, carte, préautorisation carte, virement, chèque ou paiement en ligne.
4. Ajoutez si besoin une remarque (numéro de chèque, référence de la préautorisation…), puis confirmez l'enregistrement.

Un reçu de caution est généré et reste disponible dans les documents de la réservation (Voir les documents).

Au retour du véhicule

Lors de la restitution (Restituer (Check-out)), le panneau Caution rappelle le montant encaissé et le récapitulatif affiche le montant à retenir sur la caution si un dommage a été constaté.

Une fois le retour enregistré, deux actions sont disponibles sur la réservation.

Restituer la caution

Choisissez Restituer la caution : le client récupère l'intégralité du montant. Cette action est irréversible. Un justificatif de règlement de caution est ajouté aux documents de la réservation.

Retenir tout ou partie de la caution

1. Choisissez Retenir la caution.
2. Indiquez le montant retenu — laissez le champ vide pour retenir la totalité.
3. Décrivez le motif de la retenue (dommage, carburant manquant, accessoire non rendu…).
4. Cochez si besoin Générer une facture « Frais de remise en état » : une facture soumise à la TVA est alors émise pour ce montant.

En cas d'incident

Si un incident est lié à la réservation, la fenêtre de retenue affiche sa responsabilité, son coût estimé et la franchise applicable pour vous aider à fixer le montant retenu.