Déclarer un incident sur un véhicule

Déclarer un incident permet de garder l'historique des dommages d'un véhicule, de suivre les réparations et de reprendre la responsabilité et le coût estimé au moment de régler la caution.

Déclarer un incident

Depuis la page Incidents, cliquez sur Déclarer un incident, ou utilisez l'action Déclarer un incident directement depuis la réservation concernée ou depuis l'onglet Incidents de la fiche du client.

1. Véhicule : choisissez le véhicule accidenté.
2. Détails : renseignez la date de l'incident et une description des circonstances (obligatoire).
3. Indiquez si un tiers est impliqué et ses coordonnées.
4. Choisissez la responsabilité : client, tiers ou indéterminée.
5. Saisissez le coût estimé, placez les dégâts sur le constat de dégâts et ajoutez des photos du véhicule.

Un dommage constaté pendant l'état des lieux de retour (Dommage constaté au retour) crée également l'incident, avec le constat amiable si vous l'avez déposé et les dégâts placés sur le schéma. Il en va de même quand vous interrompez une réservation à cause d'un incident. Déclaré depuis une réservation, l'incident y reste rattaché.

Suivre le traitement

Chaque incident a un statut : À traiter, Traitement en cours ou Traité. La fiche de l'incident regroupe la description, les détails du tiers, les réparations associées, les factures et l'historique.

En haut de la vue d'ensemble, Pourquoi cet incident explique son origine : dégâts constatés au retour du véhicule, location interrompue pour incident ou déclaration manuelle, avec un lien vers la réservation concernée. Juste en dessous, un encadré indique si le véhicule est bloqué sans date de retour, en réparation (avec la fin prévue de la maintenance) ou de nouveau disponible. Les Dégâts constatés sont affichés sur le schéma du véhicule.

Sur la fiche d'un client, l'onglet Incidents liste les incidents des réservations de ce client, du plus récent au plus ancien, avec le véhicule, la réservation concernée, la date, la Responsabilité et le Statut. Les incidents d'une réservation où il n'est que second conducteur y figurent aussi, avec la mention Client secondaire. Le bouton Déclarer un incident de cet onglet propose les réservations du client dont le check-in a été effectué : choisissez-en une, le formulaire s'ouvre avec le véhicule et la réservation déjà renseignés.

Retenir le coût sur la caution

Quand l'incident est lié à une réservation, la fenêtre Retenir la caution affiche la responsabilité, le coût estimé et la franchise applicable. Voir Encaisser et restituer une caution.